Note preliminari importanti!

Prima di partecipare alla riunione:

1. Assicuratevi che nel luogo da cui accedete a Internet nessun altro stia utilizzando la rete per trasferimenti pesanti
2. Verificate il funzionamento del vostro microfono
3. Se possibile, utilizzate auricolari invece dell'altoparlante del PC
4. Per accedere utilizzate un Personal Computer: telefoni cellulari e iPad non sono al momento supportati

Clicca qui per fare una sessione di prova: ogni giorno dalle 13.00 alle 14.00!

Attrezzatura tecnica necessaria

Per partecipare alle riunioni in teleconferenza delle Officine è necessario che il proprio personal computer, con il quale ci si collega alle Officine stesse, soddisfi ad alcuni requisiti tecnici minimi:

• disporre di una connessione Internet veloce,  ad esempio ADSL, utilizzata solo da voi durante la teleconferenza. La teleconferenza richiede infatti la ricezione/trasmissione di grandi quantità di dati (video, audio, presentazioni, ecc.). Per tale motivo è importante che la connessione Internet del luogo dal quale Vi connettete (ufficio, appartamento, ecc.) sia sufficientemente veloce. Inoltre è importante che la connessione non sia utilizzata contemporaneamente da altre persone che stanno operando trasferimenti di dati importanti, come ad esempio download di file, ricezione/trasmissione video, partecipazione ad altre teleconferenze, ecc. Essi, infatti, consumerebbero parte della velocità a Vostro discapito.
• disporre di altoparlanti, attraverso cui ascoltare le voci dei relatori e dei partecipanti. Tutti i moderni personal computer sono già dotati di altoparlanti: è sufficiente verificare che essi siano accesi e che il livello del volume sia regolato correttamente.
• disporre di un microfono, per intervenire nel corso delle riunioni. La maggior parte dei personal computer moderni sono dotati di un microfono integrato: anche in questo caso è sufficiente verificare che esso sia acceso e che il livello di volume sia regolato correttamente.
• Facoltativamente, disporre di una telecamera (cosiddetta webcam) attraverso cui rendersi visibili agli altri partecipanti, durante la riunione. Se la telecamera non fosse presente o non fosse funzionante si può ugualmente partecipare alla riunione.

Nota: i moderni personal computer sono dotati di prese (mini-jack o USB) per il collegamento di un sistema di cuffie e microfono esterni (rappresentato nell'immagine). Se possibile, si raccomanda di utilizzare tale accessorio, comunemente disponibile in commercio per pochi euro (si vedano ad esempio quelli consigliati per l'uso con il programma Skype: http://shop.skype.com/intl/it/headsets/). In tal modo si evita che il proprio impianto audio crei fastidiosi "ritorni in cuffia", abbassando la qualità del collegamento per tutti i partecipanti.

Passo 1: collegamento di invito

Ogni volta che Vi prenoterete per partecipare a un evento nella Sala Riunioni Virtuale, Vi invieremo un appropriato collegamento di invito, attraverso il quale è possibile entrare nella Sala Riunioni Virtuale.

Per attivare tale collegamento potete procedere nei due modi tradizionali:

• cliccando direttamente sul collegamento
• copiando il collegamento e incollandolo nella casella indirizzo del vostro web browser

Normalmente, il collegamento di invito è valido a partire da circa 15 minuti prima dell'ora di inizio dell'evento.

Molto spesso il collegamento di invito contiene già tutti i Vostri dati di ingresso (nome, cognome, numero del biglietto/prenotazione se richiesto, ecc.): in questi casi l'applicazione della Sala Riunioni Virtuale verrà avviata immediatamente, come illustrato al Passo 3 più sotto, a cui si rimanda.

Se, al contrario, tali dati non fossero inclusi, si aprirà nel vostro browser la pagina di ingresso alla riunione, rappresentata nella figura seguente.

Nella pagina si riconoscono tre aree:

• A sinistra si trovano le informazioni generali sulla riunione
• In basso si trova il pulsante View Meeting Details, premendo il quale si possono visualizzare informazioni più dettagliate sulla riunione
• A destra si trovano i comandi per effettuare l'accesso alla riunione

Passo 2: accesso

Quando si è pronti ad accedere alla riunione, inserire le proprie informazioni nell'area di destra, proposta in formato ingrandito nella figura seguente.

Circa 15 minuti prima dell'orario di inizio della riunione, in quest'area appare una spia verde con la scritta It's time to join! (È ora di aderirein lingua inglese), che indica che la sala riunione è stata aperta dal moderatore e che i partecipanti possono entrare in essa.

Con riferimento alla figura sopra illustrata:

• inserite il Vostro nome nella casella Your name (il nome che si inserisce qui è quello con cui si verrà identificati durante la riunione)
• inserite la Vostra email nella casalla Email address (l'inserimento della email è necessario, altrimenti il sistema non si avvia correttamente)
• inserite la password della riunione, comunicata dalle Officine, nella casella Meeting password

Quando tutte le informazioni sono state inserite correttamente, premete il bottone Join per aderire alla riunione.

Nota: se si tenta di aderire alla riunione molto prima che questa sia iniziata, nell'area di accesso, invece di apparire una spia verde con i campi per l'inserimento dei propri dati, appare una spia arancione con l'avviso When it's time, join here, che avvisa che è troppo presto per aderire (si veda la figura sotto). In questo caso, riprovate più tardi, di norma non prima di 10 minuti dall'orario di inizio.

Passo 3: avvio del sistema

Dopo aver seguito il collegamento di invito o premuto il bottone Joinla sala riunione virtuale viene avviata sul proprio personal computer.

Attenzione! La fase di avvio può richiedere alcune decine di secondi per essere completata. Attendere con pazienza finché non si aprono le finestre sotto indicate.

Non appena avviato, il sistema richiede il permesso di attivare il collegamento audio, visualizzando il messaggio rappresentato nella figura seguente.

Per attivare il collegamento audio, premere il bottone Yes, come evidenziato in figura.

Successivamente il sistema avvisa, attraverso il messaggio sotto riportato, che per intervenire nella riunione è necessario attivare il microfono.

Premere il tasto Unmute se si desidera attivare subito il microfono.

Attenzione! Si consiglia di non attivare subito il microfono, ma soltanto quando si desidera prendere la parola nella riunione. In tal modo si evitano i disturbi dovuti ai "ritorni in cuffia" e si ottiene una miglior qualità audio per tutti i partecipanti.

Per non attivare il microfono non premere il tasto Unmute: il messaggio scomparirà automaticamente dopo qualche secondo.

Il sistema apre anche una finestra nella quale si possono controllare i livelli di volume dell'altoparlante e del microfono. Essa è rappresentata nella figura seguente.

Se lo desiderate, potete regolare i livelli di volume agendo sui due cursori rappresentati in figura.

Quando l'operazione è completata, la finestra può essere chiusa premendo il tasto a forma di X nell'angolo in alto a destra.

La finestra potrà essere riaperta in ogni momento, per verificare il funzionamento dell'altoparlante e del microfono, selezionando nell'applicazione le voci di menù Audio > Integrated Voice Conference > Volume oppure direttamente premendo la combinazione di tasti Ctrl + Maius + V sulla tastiera.

Passo 4: uso del sistema

Una volta completata la fase di avvio, apparirà la finestra della Sala Riunioni Virtuale, rappresentata nella figura seguente.

Alcune operazioni fondamentali per partecipare alla riunione sono raccolte nell'area Participants, collocata in alto a destra nella finestra. Tale area è rappresentata in formato ingrandito nella figura seguente.

Premere il tasto a forma di telecamera per attivare o disattivare la telecamera del proprio personal computer e visualizzare il proprio viso nel corso della riunione.

Premere il tasto a forma di microfono per attivare o disattivare il microfono.

Attenzione! Come sopra menzionato, si consiglia di tenere sempre il microfono spento quando non si parla e di attivarlo solo se si desidera intervenire. In tal modo si evitano i disturbi dovuti ai "ritorni in cuffia" e si ottiene una miglior qualità audio per tutti i partecipanti.

Se si desidera intervenire durante la riunione, è raccomandabile chiedere prima la parola al moderatore premendo il tasto Raise Hand (Alza la mano in inglese), rappresentato in basso a sinistra nella figura. Il moderatore riceverà un'appropriata segnalazione e potrà passare ordinatamente la parola a chi l'ha chiesta.

Vi sono molte altre funzioni interessanti nel sistema, le quali vi saranno illustrate direttamente dal moderatore nel corso delle riunioni o in appropriati incontri di addestramento.

Buona teleconferenza!

Ogni giorno, dalle 13.00 alle 14.00, è aperta un sessione di prova non moderata, nella quale è possibile entrare per verificare la compatibilità tecnica della propria attrezzatura con la Sala Riunioni Virtuale.

Raccomandiamo di accedere almeno una volta alla sessione di prova, prima di aderire a un evento tenuto nella Sala Riunioni Virtuale.

Scoprire che la propria attrezzatura non è compatibile il giorno stesso dell'evento potrebbe precludere la partecipazione allo stesso.

1. Prova di accesso

Per accedere alla sessione di prova, seguite questo link: Accedi alla sessione di prova.

Quindi seguite le istruzioni ai Passi 1 e 2 della sezione Accesso alla Sala, riportata più sopra, per entrare nella Sala. Non è richiesta alcuna password per entrare.

Nota importante: considerate che l'avvio della Sala è un'operazione relativamente lunga (specialmente la prima volta che ci si collega) che può durare anche alcune decine di secondi. Attendete con pazienza, senza chiudere le finestre che verranno automaticamente aperte dal sistema.

Appena entrati nella Sala verrà visualizzato il seguente messaggio, che avvisa che la sessione è senza moderatore:

Premete il taso OK per proseguire.

Se siete arrivati a questo punto e vedete visualizzata una schermata simile a quella rappresentata nella figura sottostante, significa che il vostro Personal Computer è compatibile con la Sala Riunioni Virtuale e potete accedere ad essa.

Nota: le funzioni presenti nella Sala durante la Sessione di prova sono ridotte: essa non è esattamente uguale a quella che vedrete nel corso degli eventi.

Una volta verificata la possibilità di entrare nella Sala, è importante provare anche il sistema audio e il microfono, come illustrato nella sezione seguente.

2. Prova del sistema audio e del microfono

Per verificare il funzionamento del vostro sistema audio, scegliete la voce Speaker/Microphone Audio Test... del menù Audio, presente nella barra in alto della Sala, come illustrato nella figura seguente:

Si aprirà la finestra Speaker/Microphone Audio Test, rappresentata nella figura sotto.

Nella parte in alto potete provare il funzionamento degli altoparlanti: premendo il tasto Testdovreste udire il suono di prova, emesso dagli altoparlanti stessi.

Se sul vostro Personal Computer fosse installato più di un sistema di altoparlanti, nella casella a discesa Select a speaker to testpotete scegliere quale utilizzare.

Con il cursore Check if the volume is turned up potete regolare il livello del volume che preferite.

Nella parte in basso potete invece provare il funzionamento del microfono: parlando nel vostro microfono, dovreste vedere la scritta verde Good apparire sopra all'indicatore che mostra il livello del suono rilevato. Un segnale verde appare anche a fianco dell'icona che rappresenta il microfono, nella finestra.

Se avete più di un microfono installato nel vostro sistema, potete specificare quale utilizzare scegliendolo nella casella a discesa Select a microphone to test.

3. Uscire dalla Sala

Una volta terminate le prove, per uscire dalla Sala Riunioni Virtuale premete il bottone Leave meeting (abbandona la riunione, in lingua inglese), che appare nell'angolo in basso a destra della Sala:

Quando appare la finestra Leave Meeting premete in essa il bottone che riporta ancora una volta la medesima dicitura, per confermare che desiderate lasciare la Sala: